Meldungen von Hinweisgebern

Wir haben eine nach dem Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) vorgesehene sogenannte Meldestelle eingerichtet. An diese Meldestelle können sich Personen wenden, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben.

Im Falle einer Meldung verarbeiten wir ggf. personenbezogene Daten über die hinweisgebende Person und/oder über Personen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind. Welche Arten personenbezogener Daten dies sind, hängt von den Umständen des konkreten Einzelfalls ab, insbesondere davon, welchen Inhalt die Meldung oder Offenlegung hat und ob die hinweisgebende Person die Meldung oder Offenlegung anonym tätigt, also ohne Nennung von Informationen, die Rückschlüsse auf ihre Identität zulassen.

Zur Entgegennahme von Meldungen haben wir eine technisch organisatorische Lösung mit der INSIGMA IT Engineering GmbH (INSIGMA) implementiert, die als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO gebunden ist und personenbezogene Daten ausschließlich auf unsere Weisung hin verarbeitet. In dem Interesse, den Prinzipien des Datenschutzes und der Vertraulichkeit weitestgehende Geltung zu verschaffen, ist die INSIGMA angewiesen, grundsätzlich jede Meldung zunächst von identifizierenden Merkmalen (wie z. B. Namen) zu bereinigen, die Meldung also lediglich pseudonym und ohne konkreten Personenbezug an die von uns eingerichtete Meldestelle zu übertragen. Allein die Meldestelle entscheidet sodann nach ihrer initialen Prüfung, ob für das weitere Verfahren ein Personenbezug erforderlich ist und kann die INSIGMA entsprechend anweisen, ihr sämtliche oder einzelne Informationen in identifizierbarer Form bereit zu stellen.

Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere nach § 9 HinSchG vorliegen, kann die Meldestelle personenbezogene Daten an die im konkreten Fall jeweils zuständigen Stellen übermitteln, insbesondere an Strafverfolgungsbehörden, Gerichte oder unserer internen Meldestelle.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zu den vorgenannten Zwecken ist Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO in Verbindung mit den §§ 12, 13, 9 und 10 HinSchG. Die Verarbeitungen zum Zwecke der Pseudonymisierung von Meldungen beruht zudem auf unserem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO, die datenschutzrechtlichen Prinzipien der Datenminimierung sowie der Vertraulichkeit möglichst umfassend zu gewährleisten und der Meldestelle eine objektive und unvoreingenommene Bewertung zu ermöglichen.

Meldungen sind nach § 11 HinSchG in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots zu dokumentieren und für einen Zeitraum von drei Jahren nach Abschluss des Verfahrens aufzubewahren. Sofern keine weitere Aufbewahrung nach den Vorschriften des HinSchG oder anderen Rechtsvorschriften erforderlich ist, werden die Dokumentationen nach Ablauf der vorgenannten Frist gelöscht.